1- Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é o que vai facilitar a gestão da empresa, pois ele ajuda a definir os objetivos e planos de ação que serão desenvolvidos para que esses objetivos sejam atingidos.
O planejamento estratégico deve ser pensado com base nos recursos disponíveis que a empresa terá para atingir o objetivo, sempre levando em consideração recursos humanos, de tempo e financeiros.
As principais perguntas que o empreendedor precisa fazer nesse primeiro momento para a construção do planejamento estratégico são:
Qual é o cenário atual da empresa?
Qual é o objetivo da empresa?
Em quanto tempo quero atingir esse objetivo?
Como eu vou atingir esse objetivo?
Tendo essas perguntas em vista, é preciso analisar também o recurso financeiro:
Em quais áreas eu preciso investir para atingir meu objetivo?
Quanto eu tenho para investir?
O que eu vou precisar? Cabe no orçamento que eu tenho?
Se não couber, você precisa reanalisar o objetivo e as estratégias de acordo com o quanto você tem para investir. Por isso, o orçamento é outra parte importante e nosso próximo tópico.
2- Orçamento
O orçamento serve para ajudar a planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos – sempre pensando nos objetivos que você definiu no planejamento estratégico. Em geral, ele é feito pensando sempre nas expectativas de 1 a 3 anos.
O principal objetivo do orçamento é que a empresa consiga estabelecer as estratégias que serão usadas para atingir as metas. Ele facilita o acompanhamento de comparação dos resultados que servirão de base para os investimentos necessário às metas. Ele é quem vai responder a pergunta “cabe no orçamento que eu tenho?”. Se não couber, servirá para fazer medidas preventivas e correções no planejamento estratégico.
Ele é desenhado, planejado, e não é real. Mas é baseado naquilo que você pretende com o objetivo. Portanto, ao ser feito faz-se um orçamento pensando em três diferentes cenários:
Pessimista: feito pensando em cenários que podem impactar negativamente o planejamento e afetar o orçamento previsto;
Otimista: desenhado em cenários que possam impactar positivamente o planejamento e influenciar o orçamento previsto;
Realista: vai levar em consideração a receita, custos e investimentos baseados no cenário real da empresa.
Um erro do financeiro é fazer um orçamento baseado no passado, nos resultados obtidos anteriormente. Ele precisa ser feito levando em consideração o futuro, os objetivos da empresa para aquele ano ou período em que se estabeleceu a meta.
3- Fluxo de caixa
O fluxo de caixa permite acompanhar a movimentação financeira da empresa, referente ao caixa. Isso torna possível saber o dinheiro que entra, sai, os déficits e etc para a empresa arcar corretamente com seus compromissos.
A falta de um bom controle do fluxo de caixa pode acarretar uma desordem enorme na empresa, gerando o endividamento ou desperdício financeiro.
Todas as receitas e despesas devem ser registradas para que a movimentação financeira seja acompanhada. Assim, a análise e verificação facilitam o processo de acompanhamento.
Tendo esse o controle, a empresa consegue ter uma base real de dados e a equipe financeira, ou dono do negócio, consegue ter maior previsão financeira para a tomada de decisões e tem uma base precisa sobre a saúde do negócio.
Benefícios do fluxo de caixa
Análise do cenário atual da empresa;
Previsão do melhor momento para fazer investimentos;
Controle de despesas;
Planejamento financeiro mais consolidado.
Para auxiliar no processo de acompanhamento do fluxo de caixa, você e sua empresa podem utilizar softwares voltados especificamente para esse fim, adquirir um serviço completo de gestão financeira, ou ainda fazer o controle de fluxo de caixa através de planilhas gratuitas, facilmente encontradas no google ou até mesmo no site oficial do Excel.
4- Controle Financeiro
O controle financeiro te ajuda a identificar as possíveis falhas financeiras, como despesas desnecessárias.
No controle financeiro existem dois sistemas que vão te ajudar a gerar as informações importantes para essa avaliação. São eles: contas a pagar e contas a receber. Vamos falar deles.
Contas a pagar
São as despesas e compromissos da empresa, como compra de materiais, salários, aluguel, impostos e todas os custos envolvidos nas operações. O controle desse “sistema” é importante para a tomada de decisões acerca dos gastos já previstos e os que, possivelmente, podem entrar.
Alguns dos benefícios desse controle são:
Priorização de pagamentos;
Não perder prazo que implicará no atraso e, possivelmente, em multas;
Fornecer informações para o fluxo de caixa;
Conciliação com os saldos contábeis.
Dessa forma, fica mais fácil para a empresa manter o controle de todas as despesas.
Contas a receber
As contas a receber são o que a empresa tem para receber, valores que vêm da venda de produtos ou prestação de serviços. O controle das contas a receber vai fornecer informações exatas dos ativos que a empresa tem para receber das vendas a prazo.
As empresas que trabalham com recorrência têm mais facilidade em lidar com essa parte porque o modelo consegue entregar as previsões de receita a partir de um cálculo simples, do MRR. Se usarem uma plataforma de cobrança completa, as empresas conseguem ainda comparar os valores recebidos do mês atual com o mês anterior e identificar possíveis problemas.
Alguns benefícios do controle são:
Controle dos clientes que pagam em dia;
Tomar os cuidados necessários com clientes em atraso usando ferramentas de cobrança;
Fornecer informações ao fluxo de caixa;
Conciliação de dados contábeis.
Em conjunto com as contas a pagar, as contas a receber completam uma parte importante do fluxo de caixa e contribuem ainda com outro tópico importante. Vamos vê-lo agora.
5- Conciliação bancária
A conciliação bancária nada mais é do que a conferência das contas bancárias com o controle financeiro. A finalidade dessa tarefa é verificar se existem inconsistência nos dados, se o saldo bancário (extratos bancários) confere com a receita e despesas esperadas (contas a pagar e receber).
Benefícios da conciliação bancária:
Previsão do fluxo de caixa;
Planejamento financeiro mais realista;
Maior controle das movimentações financeiras.
Como é possível observar, as tarefas estão “linkadas” e o controle de uma impacta diretamente na outra. Se todas elas forem feitas corretamente, as chances de você errar na sua gestão financeira diminuem muito a saúde do seu negócio fica mais garantida.
O caso é: quanto mais controle e gestão você tiver sobre as suas atividades financeiras, menores são as chances de você cair no limbo de empresas que “morrem” por má gestão. Agora, é “só” pôr em prática. =)